Confira o processo de tratamento dos relatos recebidos pelo Ouvidor Digital

Todos os relatos recebidos pela equipe de especialistas de Compliance do Ouvidor Digital, passam por uma avaliação e pré-tratamento. O objetivo do pré-tratamento é a qualificação dos relatos, para que que o Comitê de Ética das empresas os recebam da forma mais organizada possível. Esse pré-tratamento consiste na correção de falhas ortográficas, transcrições de áudios, sugestão de correções nas tipologias das denúncias e segregação dos membros do Comitê de Ética, caso algum deles tenha sido denunciado.

Os especialistas realizam a leitura imediata, caso tenha sido enviado por meio virtual (web ou WhatsApp). No caso de relatos recebidos por voz (Voz Web, WhatsApp ou 0800), nossa equipe de pré-tratamento o transcreve. A transcrição é uma cópia autêntica do áudio original, que preserva todas as informações e detalhes mencionados.

Caso o relato tenha sido enviado com uma tipologia diferente da tipologia do teor da denúncia, nossa equipe sugere alteração para a tipologia mais adequada ao relato. 

• Quando há algum membro do comitê denunciado no relato, como procedemos?

Caso o time de especialistas identifique que a pessoa denunciada é membro do Comitê de Ética da empresa, realizamos a segregação desse relato para que ela não tenha acesso às informações referentes à denúncia em questão. Veja mais detalhes sobre os relatos críticos.

• E como fazemos essa segregação?

Para identificarmos se o denunciado é um membro do comitê de gestão de relatos da empresa, observamos informações relevantes, como o nome completo dos membros do comitê, cargo e área de atuação. Essas informações são essenciais para o processo de segregação, que é realizado antes de disponibilizar o relato para os membros do comitê, por meio do nosso sistema de gestão.

Vale ressaltar que nem todo relato recebido apresenta potencial de risco para a integridade, imagem, reputação e compliance da empresa. Nesses casos, nossa equipe técnica orienta o denunciante de que este não é o canal adequado para sua comunicação e o relato é direcionado para a empresa. E para dar ainda mais transparência ao processo de pré-tratamento realizado pela equipe do Ouvidor Digital, agora, na nova versão do Portal, o comitê terá acesso aos relatos que foram descartados, depois do processo de pré-tratamento realizado pelo Ouvidor Digital. 

Destacamos que todos os relatos recebidos são armazenados em nosso sistema para fins de documentação e monitoramento interno.

Veja abaixo como ocorre o fluxo da denúncia: