Como adicionar documentos com vencimento e lembrete no Portal Ouvidor Digital.

Com o novo recurso do Módulo de Documentos, agora você pode definir a data de vencimento dos documentos adicionados à plataforma e programar um lembrete automático para ser notificado antes que o documento expire.

Essa funcionalidade garante que documentos importantes — como políticas internas, códigos de conduta, guias e manuais — estejam sempre atualizados e revisados no tempo certo, fortalecendo a gestão de compliance da sua organização.

Passo a passo: como adicionar um documento com vencimento e lembrete.

1. Acesse o módulo de Documentos.

• No menu lateral, clique em Documentos.
• Ao abrir o Módulo, você verá a lista de documentos já adicionados e sugestões de materiais úteis.

Dica: Use o campo de busca ou os filtros para localizar documentos existentes com mais facilidade.

2. Clique em “Adicionar novo documento”.

• No canto superior direito da tela, clique no botão azul “+ Adicionar novo documento” para abrir o formulário de cadastro.

3. Preencha os campos obrigatórios.

• Nome do documento: Dê um título claro e objetivo (ex: Política de Segurança da Informação).
• Data de vencimento do documento: Escolha a data final de validade do documento.
• Data de lembrete do vencimento: Defina quando você deseja ser notificado antes do vencimento.

4. Faça o upload do arquivo PDF.

• Clique em “Selecionar um arquivo” ou arraste o documento diretamente para o campo indicado.

Lembre-se: o sistema aceita apenas arquivos em formato PDF.

5. Finalize clicando em “Adicionar documento”.

• Após preencher os campos e selecionar o arquivo, clique no botão Adicionar documento para concluir.
• O documento será salvo na plataforma com as informações de vencimento e lembrete associadas.

Exemplo de preenchimento do formulário para adicionar novo documento.

Como funcionam os lembretes?

Na data escolhida para o lembrete, você será notificado sobre o vencimento do documento. As notificações podem ser enviadas por:

• Notificação dentro do portal Ouvidor Digital.
• E-mail.
• SMS (de acordo com o plano contratado pela sua organização).

Importante: Certifique-se de que seu e-mail e número de celular estejam atualizados no seu perfil para garantir o recebimento das notificações.

Exemplo de notificação por E-mail.

Exemplo de notificação no portal.

Visualizando vencimentos e lembretes

Depois de adicionar os documentos, você pode acompanhar:

• A data de vencimento na tabela de documentos.
• A data de lembrete configurada.
• E o tamanho e nome do arquivo, com possibilidade de visualizar.

Dúvidas frequentes:

• Posso editar a data de vencimento depois?

Não! Ainda não é possível fazer a edição dos documentos e da datas definidas. 

• Para quem o sistema avisa sobre o vencimento?

A notificação será enviada ao usuário que adicionou o documento.

• O que acontece se o documento vencer?

Nenhuma ação automática é aplicada, por parte do sistema. Cabe ao usuário seguir com as devidas tratativas. 

Atenção!

Esse novo recurso foi criado para te ajudar a manter seus documentos organizados, atualizados e dentro das melhores práticas de governança. Não perca prazos importantes. Ative os lembretes e garanta a conformidade da sua organização!