Retorno ao denunciante através do canal de denúncias

Você sabe qual é a importância de dar retorno ao denunciante através do Canal de Denúncias? Uma das grandes causas de ineficácia do Canal de Denúncias é a perda de confiança nele por parte dos denunciantes.

Essa perda pode ocorrer quando os delatores realizam a denúncia, mas têm a sensação de que “nada aconteceu”, ou seja, que a situação não foi resolvida ou mesmo investigada pela empresa.

Para contornar essa questão, é essencial estabelecer um canal de comunicação claro e transparente com o denunciante e fornecer-lhe um retorno sobre a denúncia recebida.

Confira as ações que você pode adotar para realizar essa comunicação:

• Confirme o recebimento da denúncia: informe ao denunciante que o relato foi recebido e está sendo avaliado. Isso ajuda a tranquilizá-lo e a reduzir a ansiedade que ele pode estar sentindo;
• Mantenha a confidencialidade: garanta que a identidade do denunciante seja mantida em sigilo e que nenhuma informação confidencial seja compartilhada com outras pessoas que não estejam envolvidas na investigação;
• Seja empático: é importante ser empático e demonstrar que você entende a preocupação e a seriedade do denunciante em relação ao relato enviado. Isso ajuda a estabelecer confiança e a aumentar a probabilidade de que o denunciante coopere na investigação, se necessário;
• Agradeça ao denunciante: agradeça ao denunciante por ter tomado a iniciativa de fazer a denúncia. Isso pode incentivá-lo a fornecer mais informações ou a fazer outras denúncias no futuro;
• Mantenha a privacidade e a proteção da empresa: uma forma de fornecer feedback ao denunciante sem revelar se a denúncia foi ou não procedente, é dar uma resposta genérica de que a denúncia foi recebida e que a empresa realizou uma investigação completa e imparcial.

Por fim, explique que a empresa leva a sério todas as denúncias recebidas e que está comprometida em tomar as medidas necessárias para garantir a conformidade com as políticas e as leis aplicáveis, sem entrar em detalhes específicos sobre a denúncia em questão.

Existem vários procedimentos que a sua empresa pode adotar para garantir a eficácia do seu Canal de Denúncias, desenvolver uma boa comunicação com os denunciantes é uma forma de estabelecer confiança e demonstrar o comprometimento da empresa com as investigações.

Ficou com alguma dúvida sobre a comunicação com o denunciante? Clica aqui e fala com o nosso time de Sucesso do Cliente.